Gestión de proyectos, Procesos

Los procesos por los que discurre un proyecto son siempre los mismos, teniendo más o menos nivel de formalización o documentación en cada uno de ellos, dependiendo de lo 'rigurosos' que seamos con la metodología. En mi opinión los pasos fundamentales hay que respetarlos, y extendernos más o menos en un proceso dependerá mucho del tipo, volumen o actores del proyecto.

Iniciación

Es fundamental clarificar, a alto nivel, los objetivos (alcance) y los recursos que serán necesarios, para asegurar la disponibilidad de los mismos.

Es igualmente importante vincular, desde este primer momento, a aquellos actores (clientes, interesados,..) que participarán, utilizarán o se verán afectados por el proyecto, facilitando así su implicación y colaboración futura. De esta forma será más fácil que finalmente se sientan satisfechos con el resultado final.

Ya sólo nos queda formalizar documentalmente lo anterior y la aprobación del inicio del proyecto por parte del Patrocinador en el Acta de formalización del proyecto.

Es muy recomendable, si es posible, realizar una sesión semi-formal semi-lúdica de kick-off o lanzamiento del proyecto, con todos aquellos que vayan participar (al menos los más relevantes), de modo que se recuerden los objetivos, recursos y plazos y se comience con Alegría!!!

Planificación

Puede parecer que esta etapa se realiza únicamente al iniciarse el proyecto, pero no es así, es una tarea continua, es más, cuanto más revisiones hagamos, más detallado y preciso será nuestro plan. 

Inicialmente se hará el esfuerzo más importante, se clarificará algo más el alcance, se inventariarán y valorarán los recursos a emplear, las necesidades de productos o servicios, el cronograma del proyecto y los niveles de calidad o aceptación requeridos. Se incluye en esta fase la realización del Plan de Gestión del proyecto, que reflejará las directivas de cómo se va gestionar el proyecto. Por ejemplo, se procedimentará como vamos a medir los avances, los costes o los pasos a seguir para realizar las compras o adquisiciones.

En esta fase es conveniente contar con aquellos miembros que, por su experiencia o conocimiento, nos puedan ayudar a realizar las estimaciones de tiempos y recursos, sobre todo si el Jefe de proyecto no es un experto en la materia. ¿Quién mejor que aquellos que van a participar los trabajos para realizar las valoraciones de los mismos? Preguntar es bueno!!

Ejecución

Es casi autoexplicativa. Se ejecutan los procesos y tareas para completar los trabajos, así como la coordinación de personas y recursos con el fin de facilitar los avances. En esta fase es muy importante que fluya la información entre los ejecutores para evitar bloqueos, duplicación de tareas o malos entendidos.
Tan importante como hacer las tareas es comunicarlo.

Seguimiento y control

Observaremos la ejecución y mediremos el rendimiento, con el fin de identificar problemas o dificultades para avanzar con normalidad. Es crítico anticiparse e ir allanando el terreno para que el proyecto discurra lo más fluido posible.

En esta fase también iremos detectando los cambios en el alcance, recursos o tiempos, identificándolos para tomas las acciones correspondientes, dentro de la fase de re-planificación, que pudieran incluir incluso la cancelación del proyecto si se tratara de una situación grave.

La detección de cambios o problemas debe ser una tarea compartida por el equipo, para ello es conveniente generar un clima de confianza y respeto entre todo el equipo y hacia el Jefe de proyecto. Además de detectar los problemas conjuntamente, es posible plantear conjuntamente las mejoras, a través de un sistema de lecciones aprendidas.

Resumiendo:

• Observar y medir, como herramientas de mejora (No se trata de formar una "Stasi" como en la RDA)
• La potencia sin control no sirve de nada (Anuncio de Pirelli)

Cierre

Un proyecto siempre finaliza, con o sin éxito, pero finaliza. Igual que en la iniciación, es necesario 'institucionalizar' el cierre formalmente. Si ha habido éxito es recomendable gratificar a los integrantes del proyecto por el esfuerzo realizado, al menos con una palmadita en la espalda y si puede ser algo más.

Antes del cierre, el Jefe de proyecto deberá asegurarse de dejar documentada y actualizada toda la información del proyecto. Dentro de esa información es muy relevante lo referido a Lecciones aprendidas. Esta información del proyecto deberá pasar al equipo de Operaciones, que deberá realizar la explotación del producto o servicio del proyecto.