Gestión de proyectos, Marco conceptual

Trataré de resumir los conceptos fundamentales en la disciplina de Gestión de proyectos (Project Management) (fuente principal, PMBOK 4)

¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal (con inicio y fin) para crear un resultado único. Normalmente se elaboran de forma gradual, por fases o etapas, para una mejor organización de los trabajos.
Su nacimiento suele estar ligado a la respuesta a:

• Demanda del mercado u organización
• Avance tecnológico
• Cambios legales 

Operaciones vs Proyectos

Las operaciones son continuas y repetitivas, mientras los proyectos son temporales y únicos.

Ejemplo: La implantación de un nuevo procedimiento de copias de seguridad en una compañía sería un proyecto. La llevanza o motorización del funcionamiento de ese procedimiento de copias de seguridad formaría parte de las operaciones del departamento responsable de las mismas.

Ciclo de vida

Normalmente los proyectos se dividen en fases para facilitar su gestión. Habitualmente en cada fase se hace más hincapié en ciertos procesos o tareas. Es muy importante siempre formalizar las fases de inicio y fin. Por otro lado, resaltar la diferencia entre el ciclo de vida del proyecto, y el ciclo de vida del producto final, este último ciclo podría desembocar en nuevos proyectos de mejora o actualización, pero estos no forman parte del proyecto inicial. Gráficamente:

Dirección de proyectos

Consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades y herramientas para satisfacer los requisitos del proyecto. El director del proyecto será el responsable de guiar el proceso hacia la consecución de los objetivos, su trabajo incluye:

• Establecer objetivos claros y posibles de realizar
• Identificar los requisitos
• Equilibrar las demandas concurrentes de requerimientos (alcance), tiempo, costes y calidad
• Adaptar las especificaciones, planes y enfoques a las expectativas de los interesados

Para realizar su trabajo correctamente el director de proyectos debe conocer:

• Fundamentos de la dirección de proyectos. (metodología)
• Conocimientos del ámbito de aplicación de proyecto. (comprensión funcional del proyecto)
• Conocimiento del entorno del proyecto (ámbito social, cultural, físico, político relacionado)
• Conocimiento generales de dirección (Gestión financiera, marketing, compras,...)
• Habilidades interpersonales (Muy importante! Influencia en la organización, liderazgo, motivación, gestión de conflictos y problemas, negociación)

Los interesados

Se trata de todas aquellas personas u organizaciones que pueden verse vinculados o afectados por el proyecto. Es importante recalcar que es posible que implique no sólo al personal interno de la organización. Podríamos definir las siguientes figuras:

• Director del proyecto. La persona responsable de dirigir el proyecto.
• Patrocinador. La persona o el grupo que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para el proyecto.
• Cliente/usuario. La persona u organización que utilizará el producto/servicio del proyecto.
• Organización ejecutante. La empresa cuyos empleados participan directamente en el trabajo del proyecto.
• Miembros del equipo del proyecto. El grupo que realiza el trabajo del proyecto.
• Equipo de dirección del proyecto. Los miembros del equipo del proyecto que participan directamente en las actividades de dirección del proyecto.
• Influyentes. Personas o grupos que no están directamente, pero que, debido a su posición o relación con la organización del cliente u organización ejecutante, pueden ejercer una influencia positiva o negativa sobre el curso del proyecto.